Comment traiter les réponses et prendre des rendez-vous dans Rainmaker

Quand un prospect répond, Rainmaker arrête sa séquence (sauf si vous avez désactivé Stop on reply), lit sa réponse et vous prépare un brouillon de réponse. Rien ne part tant qu’une personne n’a pas envoyé ce brouillon : les réponses ne sont jamais envoyées automatiquement, même dans une campagne en Autopilot.

Pour envoyer une réponse ou fixer un rendez-vous, il faut le rôle Owner, Admin ou Approver. Le rôle Editor permet de lire la boîte de réception, mais pas d’envoyer.

1. Ouvrir les réponses qui vous attendent

Cliquez sur Inbox dans la barre latérale. L’onglet Needs reply (à traiter) liste toutes les conversations qui attendent votre intervention, toutes campagnes confondues, avec ce que demande le prospect (par exemple Meeting request ou Info request). Les autres onglets affichent les conversations traitées (Handled) et l’ensemble des conversations (All) ; le menu More (plus), à côté, liste les emails envoyés (Sent) ou en échec (Failed). Filtrez par LinkedIn ou Email dans All channels (tous les canaux), ou par campagne.

Cliquez sur une conversation pour l’ouvrir. Lead info, dans le menu ⋯ de la conversation, affiche la fiche de la personne.

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2. Relire le brouillon de réponse

Sous la conversation, le brouillon de Rainmaker (Draft reply) est prêt à être modifié. Chaque fait qu’il avance figure sous Sources cited, avec un lien vers la source. Retouchez la formulation à votre guise, puis choisissez :

• Send reply l’envoie depuis la boîte mail où la conversation a commencé.
• Redraft rédige une nouvelle version.
• Dismiss écarte le brouillon. La conversation passe dans Handled et rien n’est envoyé.

Un brouillon qui échoue au contrôle des sources est marqué Blocked, avec la raison en clair, par exemple This draft is blocked: sentence 2 states a fact without a source. Modifiez-le avant de l’envoyer, ou écartez-le.

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3. Répondre dans la langue du prospect

Rainmaker rédige chaque réponse dans la langue utilisée par le prospect : anglais, français, allemand, espagnol, italien ou néerlandais. Il se fonde sur son dernier message assez long pour en juger, en ignorant le texte cité, les signatures et les notifications d’agenda. S’il ne parvient pas à trancher, il reprend la langue de vos messages précédents dans l’échange, et à défaut l’anglais.

Cela ne concerne que les réponses. La langue de votre prospection se règle campagne par campagne.

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4. Fixer le rendez-vous

Quand une réponse accepte un horaire précis et que ce créneau est libre dans votre agenda, Rainmaker affiche au-dessus du brouillon le nom de la personne et l’horaire accepté, suivis de — Book it? Aucun rendez-vous n’est pris tant que vous n’avez pas cliqué sur Book it.

Rainmaker crée alors un événement Intro call de 30 minutes dans l’agenda de la boîte mail connectée à votre espace de travail, et y invite le prospect. Le message Meeting booked. RSVP and billing qualification will update from the calendar provider. s’affiche. Envoyez aussi votre réponse, pour que le prospect l’ait par écrit.

Si le créneau n’est plus libre, aucun rendez-vous n’est pris et Rainmaker vous le signale.

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5. Répondre sur LinkedIn

Une réponse reçue sur LinkedIn affiche Needs a response — reply assist is in this lead's details. Cliquez sur Open reply assist. Collez le message du prospect dans Paste what the prospect sent on LinkedIn, puis cliquez sur Get a suggested reply. Relisez et modifiez la suggestion, puis :

• Send on LinkedIn l’envoie depuis votre compte LinkedIn connecté.
• Si aucun compte connecté ne peut l’envoyer, le bouton Mark sent apparaît à la place : envoyez vous-même le message dans LinkedIn (Copy et Open profile vous y aident), puis cliquez sur Mark sent.

Une personne ajoutée depuis votre propre réseau LinkedIn ne peut recevoir de réponse que depuis le compte auquel elle est connectée. Si ce compte ne peut pas envoyer pour l’instant, Rainmaker vous le signale, et vous envoyez le message vous-même depuis ce compte.

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6. Suivre le rendez-vous

Ouvrez l’onglet Meetings en haut de la boîte de réception. Chaque rendez-vous pris affiche son horaire, sa campagne et son statut : Confirmed, Awaiting reply, Qualified, Needs follow-up, Declined, Cancelled ou Disputed. Cliquez sur un rendez-vous pour voir quand il a été pris, son horaire, la réponse du prospect à l’invitation et les frais de résultat. De là, vous pouvez ouvrir la Conversation ou annuler l’événement avec Cancel event.

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Ce qui se passe une fois le rendez-vous pris

• La séquence reste arrêtée. Avec Stop on meeting activé (le réglage par défaut), Rainmaker n’envoie plus aucun message de prospection à cette personne tant que le rendez-vous est maintenu.
• La réponse à l’invitation se met à jour toute seule quand le prospect accepte, refuse ou marque l’invitation comme provisoire.
• Un rendez-vous devient qualifié une fois que le prospect a accepté l’invitation et que l’heure du rendez-vous est passée, sauf s’il a été annulé ou contesté. Les frais de 25 $ par rendez-vous ne sont facturés que sur les rendez-vous qualifiés. Rainmaker ne peut pas savoir si l’appel a bien eu lieu : il se fie donc à l’agenda. Voir comment les rendez-vous sont comptés.
• Si l’heure passe sans invitation acceptée, le rendez-vous affiche Needs follow-up, et Draft follow-up rédige une relance, que vous validez dans la boîte de réception.
• Si vous annulez, Rainmaker annule l’événement dans l’agenda et annule les frais déjà facturés, le cas échéant. La prospection de cette personne reste en pause jusqu’à ce que vous cliquiez sur Resume outreach. Voir gérer les rendez-vous une fois pris.
• Si un rendez-vous qualifié ne doit pas compter, un Owner ou un Admin peut utiliser Dispute outcome pour le retirer de la facturation.