Comment modifier la séquence de votre campagne dans Rainmaker

La séquence d’une campagne détermine quand ses messages partent, pas ce qu’ils disent. Le texte est rédigé à part et relu dans Review. Une nouvelle campagne démarre avec trois emails, aux jours 0, 3 et 7, envoyés du lundi au vendredi entre 9 h et 17 h UTC.

Toute personne ayant le rôle Owner, Admin, Approver ou Editor peut modifier la séquence.

1. Ouvrir la section « Sequence »

Ouvrez Campaigns, puis une campagne, choisissez son onglet Settings puis Sequence dans le menu latéral (ou Edit sequence dans le menu ⋯ de la campagne). Chaque ligne correspond à une étape d’email, avec son délai et un Status (statut) qui indique combien d’emails de cette étape sont envoyés, validés et en attente.

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2. Définir la plage d’envoi

Choisissez le Timezone (fuseau horaire) dans lequel la plage est exprimée, puis l’heure de début (Start) et de fin (End), et cochez les jours où Rainmaker peut envoyer (de Mon à Sun). Les emails ne partent qu’à l’intérieur de cette plage. Elle s’applique aussi aux messages LinkedIn de la campagne.

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3. Modifier le délai de chaque étape

Saisissez un nouveau délai en jours pour une étape. L’étape 1 part toujours au jour 0, et chaque étape doit venir après la précédente, jusqu’au jour 90. Un délai se compte en jours calendaires à partir de la validation de l’email ; si l’échéance tombe hors de la plage d’envoi, l’email attend le prochain créneau ouvert. Par ailleurs, une étape n’est jamais envoyée avant que la précédente ne soit partie.

Cliquez sur Add step pour en ajouter une (jusqu’à huit), ou sur l’icône de corbeille pour supprimer une étape. Rainmaker ne rédige le texte que pour les premiers emails ; les étapes supplémentaires fixent le calendrier des relances déclenchées par un signal, ajoutées après la dernière étape rédigée.

Stop on reply (arrêt en cas de réponse) et Stop on meeting (arrêt en cas de rendez-vous) mettent fin à la séquence d’une personne dès qu’elle répond ou prend rendez-vous. Les deux sont activés par défaut.

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4. Enregistrer la séquence

Cliquez sur Save changes (enregistrer) en haut de la rubrique. Le message Sequence saved and pending sends rescheduled. (séquence enregistrée, envois en attente reprogrammés) doit s’afficher en haut de la page. Si vous voyez Check the submitted values and try again. (vérifiez les valeurs saisies et réessayez), cherchez une étape qui ne vient pas après la précédente, une heure de fin antérieure à l’heure de début, ou aucun jour d’envoi coché.

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5. Espacer vos relances LinkedIn

LinkedIn a sa propre séquence, plus bas, sous LinkedIn follow-ups (relances LinkedIn) ; le même bouton Save changes l’enregistre. Elle commence par la Connection note (note de connexion), envoyée quand Rainmaker invite la personne à entrer en relation. Chaque Follow-up (relance) se compte en jours à partir du jour où la personne accepte : 3 et 10 signifient donc deux messages à une semaine d’intervalle. Une nouvelle campagne compte trois relances, aux jours 0, 3 et 10 après l’acceptation ; vous pouvez en avoir jusqu’à quatre, ou aucune.

Chaque relance est rédigée en même temps que la note de connexion : vous validez donc toute la séquence LinkedIn d’un coup.

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Ce qui arrive aux emails déjà en cours

L’enregistrement ne change que le calendrier ; il ne réécrit jamais un brouillon. Voici ce qui arrive aux emails de la campagne quand vous enregistrez :

• Les emails envoyés ne sont pas concernés.
• Les emails validés qui ne sont pas encore partis sont reprogrammés à partir du moment de l’enregistrement : chacun part après le nouveau délai de son étape, compté depuis l’enregistrement, dans la nouvelle plage. Cela inclut les personnes déjà en cours de séquence.
• Les brouillons en attente de validation continuent d’attendre. Leur calendrier est fixé au moment de leur validation, selon la séquence en vigueur à ce moment-là.
• La suppression d’une étape est refusée tant qu’un email de cette étape est encore à l’état de brouillon, en attente ou validé. Rejetez ces emails, ou laissez-les partir, puis supprimez l’étape. D’ici là, l’enregistrement affiche Sequence could not be saved. (la séquence n’a pas pu être enregistrée).