Comment Rainmaker compte et facture les rendez-vous

Rainmaker ne facture des frais de résultat que pour les rendez-vous qualifiés. Il n’affirme jamais qu’un appel a eu lieu : il se fie à ce qu’indique l’agenda. Ce guide explique comment un rendez-vous pris devient qualifié, et comment le retirer de votre facture.

Un rendez-vous entre dans le registre de deux façons : quand quelqu’un clique sur Book it dans la boîte de réception (voir comment traiter les réponses et prendre des rendez-vous), ou quand Rainmaker trouve dans votre agenda connecté un événement auquel l’un de vos prospects est invité.

1. Ouvrir le registre des rendez-vous

Cliquez sur Inbox dans la barre latérale, puis sur l’onglet Meetings. Le registre affiche un mois à la fois ; choisissez un autre mois à côté du titre. Des onglets trient les rendez-vous du mois, chacun avec son nombre : Needs attention (à venir ou sans réponse), Qualified (acceptés et passés), Cancelled or disputed (annulés ou contestés) et All (tous). More affiche un seul statut.

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2. Lire le statut de chaque rendez-vous

Chaque rendez-vous affiche son horaire, sa campagne, son statut et ses frais. Le statut suit l’agenda :

• Confirmed : le prospect a accepté, et le rendez-vous est encore à venir.
• Awaiting reply : le prospect n’a pas encore répondu à l’invitation (Tentative s’il l’a marquée comme « peut-être »).
• Qualified : le prospect a accepté et l’heure du rendez-vous est passée.
• Needs follow-up : l’heure est passée sans invitation acceptée.
• Declined, Cancelled ou Disputed (refusé, annulé ou contesté).

La réponse du prospect parvient à Rainmaker sous la forme de l’email d’acceptation, de refus ou de réponse provisoire envoyé par l’agenda.

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3. Vérifier quand un rendez-vous est qualifié

Cliquez sur un rendez-vous pour voir sa chronologie : Booked, Scheduled, RSVP et Outcome fee. Un rendez-vous est qualifié quand toutes ces conditions sont réunies :

• le prospect a accepté l’invitation ;
• l’heure de début prévue est passée ;
• le rendez-vous n’a été ni annulé ni contesté.

Les rendez-vous qualifiés sont facturés une fois par jour : les frais peuvent donc afficher Billing pending pendant au plus un jour avant d’indiquer Billed $25. Chaque prospect est facturé pour un rendez-vous au plus, quel que soit le nombre de rendez-vous que vous prenez avec lui.

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4. Relancer après une absence

Un rendez-vous dont l’heure est passée sans invitation acceptée affiche Needs follow-up. Il n’est jamais facturé. Cliquez sur Draft follow-up pour que Rainmaker rédige un email de relance ; celui-ci attend votre validation dans la boîte de réception de la campagne, comme toutes les autres réponses.

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5. Annuler un rendez-vous

Cliquez sur Cancel event et confirmez. Rainmaker demande à votre fournisseur d’agenda d’annuler l’événement et annule les frais déjà facturés pour ce rendez-vous, le cas échéant. Pour un rendez-vous annulé directement dans l’agenda, les frais sont annulés de la même façon.

La prospection de cette personne reste en pause après une annulation. Cliquez sur Resume outreach sur le rendez-vous quand vous voulez que la séquence reprenne. Pour un événement trouvé par Rainmaker dans votre agenda qui n’est pas un vrai rendez-vous commercial, utilisez plutôt Not a real meeting, sous Billing issue? (problème de facturation) : il n’est plus compté, les frais sont annulés le cas échéant et la prospection reprend.

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6. Contester un rendez-vous

Si un rendez-vous ne doit pas compter, un Owner ou un Admin peut le contester : cliquez sur Billing issue? dans le rendez-vous, puis, dans la section Dispute outcome, choisissez un motif dans Reason (« Not qualified », « Duplicate », « Cancelled by prospect », « Wrong attribution » ou « Other »), ajoutez si vous le souhaitez une Note, cliquez sur Record dispute et confirmez. Le rendez-vous est définitivement retiré de la facturation et les frais sont annulés le cas échéant. Une contestation est irréversible.

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7. Voir les frais sur votre facture

Les Owners et les Admins peuvent ouvrir Settings, puis Billing. Sous votre formule, This month affiche Qualified meetings : le nombre de rendez-vous facturables, à 25 $ l’unité, et leur montant après plafonnement. Cliquez sur la ligne Invoice breakdown pour la déplier : elle détaille la ligne Qualified meeting fee avec le nombre de rendez-vous facturables. La ligne Meeting ledger, juste en dessous, indique combien de rendez-vous sont facturables sur la période et ouvre le registre Meetings du mois. Les frais sont de 25 $ par rendez-vous qualifié, mais l’ensemble des frais de rendez-vous est plafonné à 20 % du sous-total de l’abonnement. Dans cet exemple, un rendez-vous est facturé 17,20 $, car le plafond est inférieur à 25 $. Consultez les tarifs pour la grille complète, et Insights pour savoir ce que vous coûte, au total, chaque rendez-vous qualifié.

Comme le plafond s’applique au total du mois, contester ou annuler un rendez-vous ne réduit votre facture que si les frais de rendez-vous étaient inférieurs au plafond.

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Pour écarter une fausse correspondance, reprendre la prospection ou relancer après une absence, voir gérer les rendez-vous une fois pris.