Comment gérer les rendez-vous une fois pris dans Rainmaker

Quand un rendez-vous est pris avec un prospect, Rainmaker cesse de lui envoyer la suite de sa séquence. Ce guide présente ce que vous pouvez faire à partir de là. La façon dont un rendez-vous devient qualifié puis facturé est expliquée dans comment Rainmaker compte les rendez-vous : nous ne la reprenons donc pas ici.

1. Vérifier que la séquence est en pause

Ouvrez la fiche du prospect depuis l’onglet Leads de la campagne. Sous Sequence, la mention Sequence paused — meeting booked donne la date du rendez-vous et précise que les nouveaux brouillons sont mis en attente tant que le rendez-vous est actif. Les étapes déjà validées restent affichées, mais ne partent pas.

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2. Écarter un rendez-vous qui n’en est pas un

Rainmaker repère aussi de lui-même les rendez-vous dans votre agenda. S’il a associé le mauvais événement à ce prospect, cliquez sur Not a real meeting (ce n’est pas un vrai rendez-vous), puis sur Mark not real dans la confirmation. Rainmaker cesse de suivre ce rendez-vous, annule les frais déjà facturés pour celui-ci, le cas échéant, et reprend immédiatement la prospection auprès de ce prospect. L’événement de votre agenda n’est pas modifié.

Le bouton n’apparaît que pour un rendez-vous que Rainmaker a repéré lui-même. Sur la page Meetings, la même action s’appelle aussi Not a real meeting, sous Billing issue? (problème de facturation), et son bouton de confirmation s’appelle Dismiss.

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3. Annuler un rendez-vous

Dans la barre latérale, cliquez sur Inbox, puis sur l’onglet Meetings, et sélectionnez le rendez-vous. Cliquez sur Cancel event (annuler l’événement), puis de nouveau sur Cancel event dans la confirmation. Rainmaker demande à votre agenda d’annuler l’événement, et les frais déjà facturés pour ce rendez-vous sont annulés eux aussi, le cas échéant. Le message Calendar cancellation queued. This page will update after the provider confirms it. s’affiche.

Après une annulation, la prospection auprès de ce prospect reste en pause jusqu’à ce que vous la repreniez.

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4. Reprendre la prospection après une annulation

Quand un rendez-vous est annulé, par vous ou par l’autre personne, la fiche du prospect affiche Sequence paused — meeting cancelled, et le rendez-vous affiche Outreach paused sur la page Meetings. Pour redémarrer la séquence, cliquez sur Resume outreach (reprendre la prospection) à l’un ou l’autre de ces endroits. Sur la page Meetings, le message Outreach resumed for this lead. s’affiche.

Si vous préférez ne plus contacter ce prospect, laissez la prospection en pause.

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5. Relancer après une absence

Quand l’heure du rendez-vous passe sans que l’invitation ait été acceptée, le rendez-vous affiche Needs follow-up (relance nécessaire). Sélectionnez-le et cliquez sur Draft follow-up (préparer une relance). Le message Follow-up drafted. Review and approve it in the campaign inbox before it can send. s’affiche. La relance ne part jamais d’elle-même : ouvrez la boîte de réception de la campagne, relisez-la et validez-la depuis cet écran.

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6. Contester des frais

Si un rendez-vous ne devrait pas compter, par exemple parce que la personne n’avait aucun rôle dans la décision d’achat ou qu’il s’agissait d’un doublon, une personne qui gère la facturation de l’espace de travail le sélectionne sur la page Meetings et clique sur Billing issue?. Sous Dispute outcome, choisissez un motif dans Reason, ajoutez une Note si vous le souhaitez et cliquez sur Record dispute (enregistrer la contestation). Les frais déjà facturés pour ce rendez-vous sont annulés.

Les cas où une contestation est possible et le fonctionnement des frais sont détaillés dans comment Rainmaker compte les rendez-vous.

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Pour traiter les réponses qui débouchent sur des rendez-vous, consultez traiter les réponses et prendre des rendez-vous.